Ở bài trước của loạt bài phương pháp quản lý bán hàng T.D.O.M mình đã chia sẽ về hạn mục quản lý vùng lãnh thổ – Territories. Tiếp theo chúng ta cùng nhau tìm hiểu về phương pháp quản lý bán hàng hạn mục D – Distributor gồm những nội dung gì.

PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ BÁN HÀNG T.D.O.M HẠN MỤC D – DISTRIBUTOR

Trước hết chúng ta cùng nhau đi vào chi tiết vai trò và trách nhiệm của Distributor – Nhà phân phối, là như thế nào?

• Nhà phân phối là cầu nối giữa Công ty và khách hàng trong tiến trình sản phẩm đi từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ.
• Họ là đối tác đầu tiên trong chuổi cung ứng sản phẩm (từ nhà máy đến người tiêu dùng), trên một địa bàn được chỉ định.
• Đại diện Công ty (về mặt sản phẩm) mà họ phân phối, dưới góc độ cung ứng sản phẩm ra thị trường.
• Đôi lúc, Distributor thay thế đội ngũ trung gian để đảm nhận tiến trình đáp ứng sản phẩm ra thị trường, đến cửa hàng, người tiêu dùng.
• Có trách nhiệm cung ứng, phục vụ thị trường, đảm bảo quá trình phân phối hàng hoá diễn ra trôi chảy.
• Chịu trách nhiệm về mặt tài chính (mua hàng) đối với công ty. Cũng như quá trình quản lý về công nợ, đầu tư,…cho khách hàng bán sỉ, lẻ.
• Đảm bảo về cơ sở hạ tầng cho quá trình luân chuyển và phát triển hàng hoá.
• Cùng kiểm soát nhân sự (S.Sup, S.Man), và các chương trình khuyến mãi, marketing công ty triển khai trên địa bàn họ phân phối. Cũng như cung cấp, phản hồi thông tin về công ty.
• Và nhiều tiêu chí khác theo hợp đồng phân phối công ty đó quy định, ví dụ về sản phẩm kinh doanh có điều kiện (thuốc lá, bía rượu,..)

CÁC BƯỚC THIẾT LẬP HỆ THỐNG NHÀ PHÂN PHỐI

Trước khi đi vào Set up hệ thống các nhà phân phối trên địa bàn bạn quản lý, cần cân nhắc các yếu tố sau:

Quy trình và các tiêu chí

• Căn cứ chiến lược công ty về phát triển các nhãn hàng và mức độ phân phối mà bạn (Công ty) mong muốn.
• Lưu ý đặc thù của ngành: Ngành nước khác ngành hoá mỹ phẩm hay dinh dưỡng,…
• Tuỳ đặc thù ngành nên sẽ có thêm hình thức phát triển bao phủ ngoài hệ thống nhà phân phối, đó là đại lý. Đặc biệt trong ngành nước giải khát, ngành bia,.. thường sẽ có thêm hệ thống đại lý, sỉ cấp 1, cấp 2. Cũng có trường hợp đặc thù vùng miền hay địa lý mà có sự kết hợp của các hình thức này.
• Việc phân vùng, mật độ dân số, hay cự ly mà có số lượng nhà phân phối phù hợp.
•  Đưa ra các tiêu chí để lập danh sách => tuyển chọn nhà phân phối phù hợp nhất.
• Các tiêu chí chắc bạn làm S.Sup cũng đã nắm rõ. Mình sơ lược lại như sau: Ưu tiên đầu tiên vẫn là nhà phân phối mạnh tài chính. Có hệ thống về giao nhận, kho, nhân sự tương tác, uy tín trên thị trường, có tư duy về mở rộng cũng như đội ngũ kế thừa …

Đánh giá và chọn lựa ký hợp đồng nhà phân phối

Làm sao để đánh giá chính xác nhà phân phối thực tế phù hợp không?

Mình muốn chia sẽ chi tiết vấn đề này phụ thuộc vào bạn đang Set up hệ thống đối với nhãn hàng mình quản lý là mạnh (đã có doanh số lớn) hay là Set up mới (hay thay Npp mà doanh số vẫn còn thấp, đối tác xin nghỉ).

• Với trường hợp đã có doanh số lớn, thay đổi nhà phân phối: Rõ ràng bạn đang ở ‘kèo trên’ nên ‘được quyền’ yêu cầu đáp ứng các tiêu chí đã đề ra.
•  Một trường hợp khác nữa là: Công ty bạn đang mạnh, muốn phát triển thêm. Tức tách địa bàn để thêm nhà phân phối (Tăng bao phủ, tăng doanh số). Lúc này bạn mở nhà phân phối khu vực chưa bao phủ tốt nên bạn chỉ mạnh trên ‘lý thuyết’ tức khu vực dự kiến mở chưa được bao phủ, phát triển doanh số như kỳ vọng. Vì vậy, hết sức tỉnh táo để đánh giá và chọn đối tác nhà phân phối phù hợp nhất. 

Lịch sử năm 2011, mình đã từng mở nhiều nhà phân phối Nutifood khu vực huyện miền núi, lẻo lánh (Huyện Tiên Phứớc-Quảng Nam, huyện Sơn Hà-Quảng Ngãi, DakDoa-Gia Lai, DakTo-Kontum,..)  để đạt bao phủ và doanh số tốt hơn. Lúc đó, các đối thủ lớn hơn chưa mở hệ thống. Và sau 3 tháng, kết quả là dẫn đầu doanh số ngành sữa tại các khu vực nhà phân phối đó. Đến nay vẫn còn một số nhà hoạt động rất ổn định và phát triển.

• Đối với Set up hệ thống nhà phân phối cho nhãn hàng mới thì sẽ nhiều công đoạn hơn.
• Bí kíp: Nếu nhãn hàng, công ty bạn chưa mạnh thì nên dựa vào những nhà phân phối có uy tín, mạnh trong ngành. Hay nhà phân phối có hàng cùng nhóm (mạnh) bổ trợ (cộng hưởng) cho nhãn hàng công ty bạn là tốt nhất. Tổng thầu của khu vực cũng là một ưu tiên để xem xét. 
• Vì bạn mới, doanh số chưa có nên nếu đã chọn nhà phân phối nhỏ thì phải đảm bảo yếu tố máu lửa. Nhà phân phối xông pha và chinh chiến trực tiếp trên thị trường.
• Nếu khoanh lại địa bàn nhỏ, nên ưu tiên chọn cửa hàng lớn trong khu vực nhỏ để làm nhà phân phối. Trước nhất cửa hàng đã tiêu thụ một lượng doanh số và sức lan toả nhãn hàng của bạn sẽ tốt lên. Đây là hình thức ”lai” đại lý. Được dùng nhiều ở ngành sữa, vì đặc thù ngành sữa doanh số của một cửa hàng là rất lớn (mới làm được).
• Trước khi đi đến việc ký hợp đồng, nếu bạn muốn ổn định lâu dài thì phải đảm bảo nhà phân phối ‘đủ’ tự tin hay muốn phát triển cùng công ty.
• Nhà phân phối cùng hiểu được tầm nhìn, sứ mệnh của công ty và đồng hành, thiện chí hợp tác phát triển là yếu tố tiên quyết đi đến thành công.

Một vài lưu ý về đặc thù các Distributor – Nhà phân phối khu vực Miền Trung – Cao Nguyên

• Đa phần (trên 90%) là hộ kinh doanh phát triển lên. Đến nay thì đã thành lập cơ cấu công ty TNHH để phù hợp thời cuộc và theo yêu cầu của các đối tác nhãn hàng lớn (Unilever, Nestle, VNM, KC,..) và các công ty phân phối này đã ‘bảo hoà’ về nhãn hàng.  Họ chỉ nhận làm thêm khi cơ hội thật sự rõ và ‘hời’, không thì cần một mối thâm tình. Đặc điểm của họ là đã đầy đủ ban bệ phục vụ cho sự phát triển.
• Một số công ty phân phối lớn nhưng đang có chiều hướng khó khăn vì người chủ doanh nghiệp đã lớn tuổi mà con cháu kế thừa không có. Bạn lưu ý nhé.
• Với hàng loạt nhà phân phối mới mở, cùng sự phát triển rầm rộ của Startup, làm cho thị trường sôi động và cũng khốc liệt. Tuỳ vào định hướng và vị thế của công ty bạn, quá trình tìm kiếm, sàng lọc và ký hợp đồng phân phối cũng nên linh động và biến hoá theo đặc thù, có như thế mới phát huy nhanh chóng hệ thống và đạt mức độ bao phủ nhanh nhất.
• Họ sẵn sàng làm việc trên cảm tình hơn là lý lẻ hay pháp luật, thậm chí là tiền bạc.

Quản lý và đánh giá năng lực nhà phân phối trong quá trình hoạt động

Trước nhất, bạn cần phải thông tư tưởng ‘luật chơi’ cho nhà phân phối. Thống nhất với nhau những nội dung ngoài hợp đồng, nhằm mục đích phát triển nhé.

Để đánh giá chuẩn xác năng lực, thành tích của nhà phân phối trong quá trình hoạt động bạn phải triển khai quy trình, cách đánh giá,… đến cấp dưới và cho cả nhà phân phối nắm rõ. Thời gian đánh giá sau 6 tháng hay 1 năm. Những chỉ số đo lường. Công cuộc kinh doanh hợp tác của nhà phân phối và công ty bền chặc là đều mong muốn. Mối quan hệ bền lâu khi đảm bảo các yếu tố sau:

• ROI nhà phân phối ổn định và phát triển cùng sự phát triển doanh số của nhãn hàng.
• Thái độ tích cực hợp tác hơn qua thời gian.
• Mọi vấn đề phát sinh đều được đại diện Công ty và Nhà phân phối thảo luận thống nhất cùng giải quyết. Trên tinh thần tôn trọng lẫn nhau, cùng có lợi. Mặc dù hợp đồng phân phối có ghi đầy đủ vấn đề này, song thực tế bị ảnh hưởng do cảm xúc chi phối trong quá trình làm việc với nhau (của S.Sup và Asm) nên không đảm bảo.
• Được Công ty cập nhật và hỗ trợ kịp thời xu hướng phát triển. Cũng như tưởng thưởng, ghi nhận sự đóng góp của Nhà phân phối. 
• Các giải thưởng du lịch (giao lưu và mở rông) là đều nên được quan tâm.

THANH LÝ 💔 HỢP ĐỒNG PHÂN PHỐI

Thanh lý hợp đồng phân phối chắc chắn sẽ diễn ra trong quá trình bạn còn làm ở vị trí quản lý. Bạn đừng xem nhẹ việc này nhé, vì nó sẽ ảnh hưởng đến uy tín của Công ty và cả cá nhân bạn.

Khi nào thanh lý hợp đồng phân phối 

• Hãy nhớ rằng làm việc là lý trí, không dựa vào thông tin báo cáo cảm tính của cấp dưới để đánh giá việc thanh lý hợp đồng phân phối.
• Sẽ có các trường hợp cần thanh lý hợp đồng như sau:

+ Nhà phân phối vi phạm nghiêm trọng về nguyên tắc, quy định của hợp đồng (cố ý), thường là liên quan đến quyền lợi tài chính. 

+ Không còn thấy hiệu quả, nhà phân phối chủ động đề nghị thanh lý hợp đồng.

+ Theo một kế hoạch phát triển của Công ty, 2 bên không có tiếng nói chung.

Tựu chung là 3 trường hợp trên, theo mức độ phải xử lý. Hãy nhớ lại ngày đầu mời hợp tác để có cách đối xử nhau tràn đầy tình cảm nhé 🥰. Mẹo, khi đã xác định thanh lý thì nên dùng cảm tính, tình cảm để trao đổi – thuyết phục, nhằm làm mọi chuyện được xử lý nhanh chóng êm xuôi, nhanh gọn. Bạn biết mức độ ‘mệt mỏi’ khi thay đổi một đối tác phân phối rồi chứ?

Tất nhiên là không quên chủ động chuẩn bị các công việc liên quan: đối tác thay thế, nguồn dữ liệu, hàng hoá tồn kho, công nợ, chương trình,…Và cũng đừng quên báo cáo cấp trên lý do và giải pháp, để đảm bảo Sếp an tâm công cuộc phát triển.

Cũng sẽ có kịch bản không mong muốn và ‘căng’ nhau trong việc ngưng hợp đồng, lúc này thì bạn phải nhờ đến các phòng ban liên quan (pháp lý, luật sư) và nắm thật sâu các điều khoản của hợp đồng. Dù muốn hay không mình vẫn khuyên bạn là xử lý một cách thấu tình đạt lý! Win-Win ngay cả khi chia tay!

Đến đây, mình đã chia sẻ đến bạn phương pháp quản lý bán hàng TDOM hạn mục D – Distributor – Nhà phân phối. Tiếp theo hạn mục O xem ở đây nhé. 

Chúc bạn may mắn và thành công hơn! 😘