Ở phần 1 và phần 2 của bài viết về vị trí Sales Supervisor (Loạt bài dành cho Sales Supervisor), đã khái quát thể hiện được cơ bản chân dung vị trí Sales Supervisor cùng 2 kỹ năng chính yếu nhất là Giao tiếp và Quản lý, làm việc nhóm.

Là Sales Supervisor, bạn mong muốn mình như thế nào? Kiểm soát được mọi việc của team? Liên tục đạt các mục tiêu đề ra? Nhận thưởng quanh năm và được tăng lương, được tuyên dương? Đi du lịch? Khi nào được thăng chức lên Asm, Rsm? Những kỹ năng quyết định thành công, đạt được mong muốn?

Vấn đề đó tuỳ thuộc vào thái độ và kỹ năng của bạn, đúng không? Tiếp theo của bài viết là các kỹ năng chắc chắn bạn phải giỏi để đạt được các mục đich trên.

SALES SUPERVISOR PHẢI VỮNG KỸ NĂNG HUẤN LUYỆN, ĐÀO TẠO (Training and Coaching skills)

Các trường hợp thường gặp nhất là khi bạn Set up một hệ thống mới, một công ty mới xâm nhập thị trường. Mở cả hệ thống phân phối và mở/tuyển nhân sự để triển khai công việc bán hàng.

Như ‘bí kíp’ của ma trận về thái độ và kỹ năng đã chỉ (nếu bạn chưa rõ, xem lại cuối bài của phần 2). Khi tuyển dụng nhân sự mới hay thay thế nhân viên không hiệu quả. Công việc huấn luyện, đào tạo bạn phải thực hiện. Hạn mục kỹ năng này là cả một quá trình để đạt đến mức độ chuyên nghiệp, ở đây mình xin rút gọn các ý cơ bản như sau:

Vai trò của kỹ năng huấn luyện nhân viên

• Là nghệ thuật cải tiến cách thức làm việc của nhân viên để mang lại hiệu quả mong muốn.
• Giúp người quản lý có thể phát hiện sâu và giúp đội ngũ nhân viên phát triển năng lực ở tầm cao hơn.
• Giúp cấp dưới xác định được mục tiêu lâu dài của mình và lên kế hoạch cụ thể từng giai đoạn để đạt được mục tiêu công việc đã đặt ra.
• Giúp phát triển năng lực và tính độc lập cho đội ngũ nhân sự để cấp quản lý có đủ niềm tin cần thiết khi giao phó nhiệm vụ quan trọng.
• Phát huy tối đa năng lực của nhân viên, tập trung vào những mục tiêu cao hơn để có thể phát triển tổ chức một cách tốt nhất.

Cách xây dựng một chương trình, kế hoạch huấn luyện đào tạo

• Đánh giá nhu cầu đào tạo:

Bước đầu tiên trong việc phát triển một chương trình đào tạo là xác định và đánh giá nhu cầu. Nhu cầu đào tạo nhân viên có thể đã được thiết lập trong chiến lược, nên trao đổi thêm với Sếp bạn cụ thể. Nếu bạn chủ động Set up hay như thế nào thì cũng phải cần xác định rõ nhu cầu. Ngay cả là thay một nhân sự không hiệu quả hay hỗ trợ để nhân viên cũ tiến bộ hơn.  

• Thiết lập mục tiêu đào tạo: 

Từ các đánh giá nhu cầu huấn luyện, đào tạo => bạn sẽ xác định được khoảng trống nào trong sáng kiến đào tạo hiện tại của bạn và bộ kỹ năng của nhân viên. Những khoảng trống, độ chênh, hay thiếu sót này cần được phân tích và ưu tiên trở thành mục tiêu của team. Mục tiêu cuối cùng là thu hẹp khoảng cách giữa hiệu suất hiện tại và mục tiêu mong muốn. 

• Lên kế hoạch hành động đào tạo: 

Bước tiếp theo là tạo ra một kế hoạch hành động toàn diện bao gồm học lý thuyết, thiết kế giảng dạy, nội dung, tài liệu và những yếu tố đào tạo khác. Tài nguyên và phương pháp phân phối đào tạo cũng cần được nêu chi tiết. Trong quá trình phát triển chương trình, mức độ đào tạo và phong cách học tập của người tham gia cũng cần được xem xét. 
Nhiều công ty thử nghiệm các sáng kiến của họ và thu thập phản hồi để thực hiện điều chỉnh trước khi khởi chạy chương trình trên toàn công ty. Còn bạn ở nhóm nhỏ chỉ cần dùng Zalo (Khảo sát) hay bản cứng giấy là được. 

• Thực hiện huấn luyện, đào tạo: 

Việc thực hiện chương trình bao gồm lập kế hoạch hoạt động đào tạo và tổ chức bất kỳ nguồn lực liên quan (cơ sở vật chất, thiết bị, vv). Chương trình đào tạo sau đó được chính thức ra mắt, xúc tiến và thực hiện. Trong quá trình đào tạo, sự tiến triển của người tham gia (Salesman/Sup) phải được theo dõi để đảm bảo rằng chương trình có hiệu quả.

• Đánh giá và sửa đổi chương trình: 

Như đã đề cập ở trên, chương trình huấn luyện, đào tạo cần được theo dõi liên tục. Nói chung là bạn vẫn phải sử dụng quy trình P.D.C.A (Plan-Do-Check-Act) để đảm bảo hiệu quả.

CÁC PHƯƠNG PHÁP HUẤN LUYỆN, ĐÀO TẠO HIỆU QUẢ

Có nhiều phương pháp để huấn luyện và đào tạo nhân viên hiệu quả. Cơ bản vẫn nằm trong các phương pháp chính sau:

• ”Cầm tay chỉ việc” 

Thường áp dụng cho các nhân viên mới, hay thỉnh thoảng ở ”đoạn” nào đó đối với các cấp cao hơn. Chỉ áp dụng trong thời gian ngắn. Còn lại các đối tượng khác đều hướng về yếu tố dưới đây. 

• Trí tuệ xúc cảm (EQ)

Người làm kinh doanh, làm Sales thành công phụ thuộc nhiều vào trí tuệ xúc cảm hơn là học thuật. Bởi những người này có khả năng nhận thức vấn đề và tự điều chỉnh bản thân. Đồng thời, họ cũng rất nhạy cảm với cảm xúc của người khác và có khả năng ảnh hưởng đến những người xung quanh. Càng lên level cao hơn thì EQ càng được đề cao.

• Tự nhận thức và tự điều chỉnh

Những người tự nhận thức có khả năng biết được cảm xúc, phản ứng của bản thân để nhìn nhận các việc đã làm và chưa làm được. Từ đó, họ có hướng giải quyết đúng đắn cho công việc của họ.

Tự điều chỉnh luôn đi đôi với tự ý thức. Do đó, những loại người này sẽ có khả năng nhận biết và kiểm soát cảm xúc của bản thân. Họ là những người làm việc rất tốt theo nhóm và giỏi phát triển các mối quan hệ. Nhiệm vụ của bạn làm sao phát huy 2 yếu này.

Các bước cụ thể

Quá trình huấn luyện và đào tạo sẽ tạo cho nhân viên cơ hội phát triển bản thân. Từ đó, giúp họ hoàn thành công việc hiệu quả hơn, tạo điều kiện phát triển Team của bạn. Dưới đây là các bước cụ thể:

• Xây dựng mối quan hệ dựa trên sự tin tưởng lẫn nhau

Đào tạo hiệu quả cần có sự tôn trọng và tin tưởng giữa huấn luyện viên (Sup/Asm) và nhân viên (Salesman/Sup). Bởi đây không phải là khóa học ngắn ngày mà là quá trình học hỏi lâu dài. Do đó, nếu không có sự tin tưởng thì việc đào tạo chỉ làm mất thời gian của các bên.

• Xác định mục tiêu và lý do đào tạo

Như đã nói trên, mục tiêu phải rõ ràng. Tuy nhiên, người quản lý không nên lấy những lý do mang tính tiêu cực ra làm mục đích đào tạo như doanh số ngày càng thấp, nhân viên chưa có tính kỷ luật,… Bởi những lý do này sẽ làm ảnh hưởng tinh thần cũng như gây mất hứng thú học tập cho nhân viên.

• Điều chỉnh hành vi

Sau khi đã thỏa thuận rõ ràng những hành vi chưa hiệu quả xảy ra trong môi trường làm việc, người quản lý cần khéo léo đề cập đến những hành vi điển hình hiệu quả. Tuy nhiên, người quản lý không nên đề cập vấn đề này như một lời chỉ trích mà phải đề cập thẳng vấn đề và dẫn dắt họ tìm hướng giải quyết cho phù hợp.

• Đề xuất giải pháp

Sau khi đã đưa ra hàng loạt các hành vi cần điều chỉnh và phân tích tác hại của chúng, người quản lý cần hỗ trợ nhân viên tìm các biện pháp khắc phục. Là một người quản lý, bạn không nên sắp đặt các biện pháp hay bác bỏ ý kiến của nhân viên. Thay vào đó, bạn phải là người gợi ý để nhân viên tìm ra biện pháp tối ưu nhất cho bản thân.

• Cam kết hành động

Đây là bước mà người quản lý phải yêu cầu nhân viên cam kết thực hiện các biện pháp mà họ đã chọn. Hãy khuyến khích họ hành động và khen ngợi khi họ thành công.

• Kiểm soát các lời bào chữa

Trong quá trình đào tạo và huấn luyện, sẽ có lúc nhân viên đưa ra các lý do biện minh cho hành động của họ. Nhiệm vụ của người quản lý là khéo léo trình bày mục tiêu và quy trình đào tạo để khích lệ tinh thần cũng như cải thiện chất lượng công việc. Bên cạnh đó, người quản lý cần ghi nhận những lý do mà nhân viên tự bào chữa và bày tỏ sự đồng cảm, thấu hiểu với những lý do đó.

• Phản hồi và khen thưởng

Việc phản hồi nhanh chóng, kịp thời và thấu hiểu sẽ là động lực giúp nhân viên tăng cường hiệu quả công việc. Nhân viên sẽ không cảm thấy gò bó khi thay đổi. Ngược lại, họ sẽ cảm thấy được công nhận và đánh giá cao sau đào tạo.

9 Nguyên tắc vàng, dành cho Sales Supervisor và cả Asm

• Bắt đầu bằng những lời khen tặng thành thật

Ví dụ: “Trong thời gian làm việc 2 tháng vừa qua, Anh/chị nhìn nhận em là người rất có nhiệt huyết, máu lửa với công việc. Anh em trong nhóm cũng rất thích làm việc với em vì các bạn thấy được năng lượng tích cực và sự hăng hái của em”.

• Góp ý sai lầm của người khác một cách gián tiếp

Ví dụ: “Vừa rồi, sự kiện “Kết nối khách hàng” mà em làm Leader? đã không cho kết quả như mong đợi, Anh/chị nghĩ chắc là em cảm thấy rất tiếc và thất vọng vì đã lăn xả hết mình”.

• Xem xét, nhìn nhận và đánh giá bản thân trước khi góp ý người khác

Ví dụ: “Trước đây, khi Anh/chị bắt đầu được nhận những dự án lớn, Anh/chị cũng đã phải mày mò, học hỏi rất nhiều để có thể bù đắp được những thiếu sót trong kinh nghiệm của mình. Và bài học lớn nhất mà Anh/chị học được cho bản thân mình chính là việc hoạch định chi tiết trước khi triển khai luôn giúp cho bản thân mình và tất cả mọi người liên quan có thể làm chủ được công việc một cách trọn vẹn nhất và có thể linh động khi có những phát sinh xảy ra trong quá trình triển khai”. (Trước đây, anh/chị cũng vậy)

• Đặt câu hỏi thay vì đưa ra mệnh lệnh

Ví dụ: “Trong tháng vừa rồi, theo em đánh giá thì đâu là những thiếu sót lớn nhất mà cả team và bản thân em có thể cải thiện để kết quả tốt hơn? Anh/chị cũng thấy chúng ta đã thiếu một kế hoạch chi tiết và linh động đủ cho thay đổi phát sinh. Nếu được làm lại, em sẽ hoạch định như thế nào để chắc chắn hơn về kế hoạch triển khai và theo sát cùng các bạn?”

• Giữ thể diện cho người khác.

Ví dụ: “Anh/chị cũng hiểu hoạch định là một kỹ năng tối quan trọng cần thời gian để trở thành thành thói quen, tuy nhiên, khi đã đạt được thì thói quen này sẽ giúp chúng ta đi trước đón đầu, làm chủ kiểm soát và về đích nhanh chóng hơn. Dễ dàng đạt chỉ tiêu hơn. Anh/chị tin em cũng sẽ cần thêm chút thời gian để rèn luyện”.

• Nhìn nhận nỗ lực đóng góp của người khác một cách công bằng.

Động viên, khuyến khích bằng sự chân thành và hưởng ứng nhiệt tình. Ví dụ: “Hội nghị vừa rồi, dù kế hoạch chưa thật sự rõ ràng nhưng em đã nỗ lực lăn xả đến giây phút cuối cùng, thậm chí ở lại địa điểm tổ chức đến 12g đêm để kiểm tra mọi việc trước ngày triển khai”.

• Khen ngợi để người khác luôn phấn đấu xứng đáng với lời khen đó

Ví dụ: “Tính cách nhiệt huyết và lăn xả này của em rất đáng quý và sẽ luôn tạo tinh thần cũng như cam kết cho cả team”.

• Khuyến khích người khác, làm cho họ thấy sai lầm không khó để chỉnh sửa

Ví dụ: “Anh/Chị tin là trong những tháng sau, việc hoạch định/plan ở vị trí tối quan trọng cần hoàn thành trước khi bắt tay vào hành động, em sẽ thấy mọi việc diễn ra rất suôn sẻ. Riêng đối với tháng ? vừa rồi, team (em) đã làm tốt nhất có thể. Giờ chỉ cần thêm ít sức lực và thời gian theo sát khách hàng nhiều hơn là ok”.

• Làm cho người khác cảm thấy vui vẻ thực hiện chính đề nghị của bạn.

Ví dụ: “Anh/Chị mong em tiếp tục thúc đẩy và động viên tinh thần của đội ngũ mình hoàn thành những công việc phát sinh. Khi đó, chúng ta vừa đạt được mục tiêu đề ra, vừa đảm bảo đã học được những bài học thật hay cho việc triển khai những dự án lớn”.

Thường thì nên áp dụng kỹ thuật 2 khen 1 chê nhé ♥♥. Thỉnh thoảng mình cũng quên việc này, lúc nóng vội. Nên chúng ta phải thường xuyên thực hành mới mang lại hiệu quả cao.

CÁC HÌNH THỨC HUẤN LUYỆN, ĐÀO TẠO HIỆU QUẢ

Trực tiếp kèm cặp nhân viên, chỉ áp dụng giai đoạn ngắn

Hình thức đào tạo nội bộ thông qua việc kèm cặp nhân viên trực tiếp thường xuyên được đội ngũ quản lý áp dụng trong môi trường làm việc. Đây là một cách thức đào tạo truyền thống đem lại kết quả nhanh chóng và có lợi cho cả nhân viên, cấp quản lý, người kèm cặp và doanh nghiệp.

Bằng hình thức này, việc đào tạo sẽ được thực hiện thường xuyên từ chính công việc thực tế của Sales Supervisor/Asm. Nên tại sao công ty luôn yêu cầu các bạn Work With là vậy. Khi gặp vấn đề khó khăn, khúc mắc trong quá trình làm việc, người hướng dẫn (Sup/Asm) có thể theo dõi, hướng dẫn và kịp thời hỗ trợ ngay lập tức, giúp cho kết quả công việc được cải thiện. Từ việc kèm cặp sẽ tạo cơ hội cho nhân viên được học hỏi những kinh nghiệm quý báu, trau dồi thêm các kỹ năng chuyên môn để phục vụ và phát triển công việc hiện tại. Thường thì bạn nên share trước các tài liệu để người được huấn luyện ”học thuộc bài” trước.

Tổ chức chương trình đào tạo nội bộ tổng thể theo định kỳ, cấp Asm trở lên nên quan tâm.

] Tổ chức huấn luyện, đào tạo định kỳ

Triển khai các chương trình đào tạo nội bộ tổng thể là hình thức đào tạo với sự có mặt của tất cả các nhân viên trong doanh nghiệp, trong một khoảng thời gian ngắn. Như là cả khu vực của 1 Asm. Trong buổi đào tạo nội bộ này, doanh nghiệp sẽ thuê chuyên gia bên ngoài hay dùng nguồn lực nội bộ là các cấp trên (Rsm, NSD, Hr..), để chia sẻ và đối thoại trực tiếp với nhân viên. Đây là cách thức tạo ra môi trường giúp nhân viên xây dựng mối quan hệ đồng nghiệp với nhau và các cơ hội phối hợp làm việc hiệu quả. Thường nên được kết hợp với họp, tổ chức sự kiện khác, của Vùng.

Xây dựng văn hóa đọc trong môi trường làm việc

Xây dựng một nhóm nhân viên tình nguyện và bắt đầu tổ chức các buổi đọc sách có nội dung liên quan đến chuyên môn công việc cũng là một cách hiệu quả trong đào tạo nhân sự. Trong buổi đọc sách, mọi người có thể cùng nhau chia sẻ nội dung một đầu sách hữu ích nào đó, cùng nhau đọc, tóm tắt nội dung và thuyết trình trước mọi người. Tổ chức các buổi đọc sách hàng tuần hoặc hàng tháng và dần dần hình thành cho nhân viên thói quen đọc và kỹ năng trao đổi, đồng thời xây dựng một nét văn hóa đẹp trong môi trường làm việc. Những thông tin hữu ích được cung cấp trong sách vở sẽ giúp nhân viên nâng cao kiến thức nhanh hơn, dễ hiểu hơn gấp nhiều lần so với việc học thông thường. Sở dĩ mình đưa nội dung này vào bài viết vì đến hiện tại, tỉ lệ đọc sách của người Miền Trung là thấp nhất cả nước (3cuốn/năm). Bộ Giáo dục- Đào tạo cho biết trung bình ở Việt Nam, một người dân đọc 4 cuốn/năm. Khi phỏng vấn tôi có hỏi thì gần như nhiều Sales, Sup, Asm…2 năm qua không đọc cuốn sách nào!!!???

Sử dụng nhân viên được đào tạo thành người đào tạo, Commando khi cần thiết.

Lựa chọn những nhân viên tiềm năng, có khả năng tiếp thu và truyền đạt tốt để cử đi tham gia các khóa huấn luyện, đào tạo chuyên sâu, workshop rèn luyện kỹ năng công việc và sau đó tạo điều kiện tổ chức các buổi học cho những nhân sự này truyền đạt thông tin, kiến thức mà mình đã học cho mọi người trong vùng. Đây cũng là dự nguồn nhân sự nội bộ cho các cấp.

Luân chuyển vị trí làm việc, tuyến bán hàng,…

Cách thức đào tạo này giúp cho nhân viên có được những trải nghiệm khác nhau ở các vị trí làm việc khác nhau, từ đó họ sẽ chủ động xác định được con đường sự nghiệp cá nhân. Việc luân chuyển là cách để nhân viên cũ tiếp cận và rèn luyện những công việc mới, khai phá kỹ năng và trau dồi kinh nghiệm làm việc mới. 

Trực tuyến:

Áp dụng giải pháp đào tạo nhân sự online với tình hình dịch Covid hiện nay. Thời gian giãn cách xã hôi của địa phương thì bộ phận Sales ít ra thị trường, vì vậy sẽ dễ tập trung online. Biến nguy cơ thành cơ hội trong công việc huấn luyện, đào tạo online, củng cố nội lực của team.

BÍ KÍP DÀNH CHO SALES SUPERVISOR

 ” Trong phần kỹ năng này liên quan đến nhân sự-con người. Vì vậy, mình chia sẽ thêm một yếu tố ”không giống ai” như sau: 

Khi một nhân sự mới, ứng tuyển qua hồ sơ, bạn không quen. Làm sao để đánh giá chính xác hết khả năng, kỹ năng, tính cách, …của ứng viên? Làm sao biết được mức độ phù hợp? Vì chuyên gia hay giám đốc nhân sự qua 1 lần phỏng vấn cũng khó ”giao” cho bạn một nhân viên phù hợp, đáp ứng mong muốn của bạn.

Với mình, đánh giá cơ bản về một nhân viên ”lạ” qua 50% là đã thành công, ráp vào chiến tốt!

Mục đích hiểu rõ nhau sẽ kết nối và phát triển nhanh hơn. Không mất thời gian…”làm khó” nhau. Hạn chế, sau một thời gian vất vả bạn nhận được kết qua: em không phù hợp công việc này, từ ứng viên!

Không nhằm mục đích quảng cáo hay liên quan gì đến tiền bạc. Việc này chỉ sử dụng làm phương tiện, công cụ giúp ích cho công việc tuyển chọn nhân sự mới của mình thôi. M?ình hay kết hợp phương pháp Nhân Số Học và phỏng vấn, try vấn các thông tin liên quan trước đó. Để có cái nhìn cơ bản an tâm rằng ứng viên có mức độ phù hợp không. Bên cạnh thỉnh thoảng dùng phương pháp trắc nghiệm.

Sâu xa hơn, các bạn là quản lý của nghề Sales thì phải hình dung, đôi lúc, chúng ta như người đưa đò. Nhân viên giỏi ra đi là chuyện bình thường, và bạn lại đào tạo, huấn luyện, đào tạo nhân viên khác. Khi bạn có được nhiều nhân viên giỏi ra đi, chuyển công ty khác chức vụ cao hơn thì….xin chúc mừng bạn! Bạn là quản lý giỏi! Hãy phát huy kỹ năng huấn luyện, đào tạo!

Đến đây, bạn đã nắm được 3 kỹ năng chính là kỹ năng giao tiếp, kỹ năng làm việc nhóm, và kỹ năng huấn luyện, đào tạo. 3 kỹ năng này đang xen nhau. Quá trình bán hàng hay quản lý bán hàng là quá trình diễn ra giữa người với người. Vì vậy, tiếp theo mình chia sẻ các nội dung sâu hơn liên quan đến cả 3 kỹ năng trên. Mấu chốt và xuyên suốt trong sự nghiệp bán hàng, từ lúc bước vào nghề (Salesman) cho đến khi đạt được level cao nhất.

 Các yếu tố tâm lý chung

Yếu tố tâm lý chung thể hiện con người trong tất cả hoàn cảnh giao tiếp, làm việc. Thái độ và kỹ năng quyết định mức độ thành công của chúng ta.

”Người buồn cảnh có vui đâu bao giờ”…

Với thái độ sống khác nhau thì dù tâm trạng ra sao => sẽ có các kết quả con người bạn-hay khách hàng cụ thể như hình trên.

Vì vậy, khi tiếp xúc làm việc bạn phải tinh ý xem đối phương đang ở trạng thái tâm lý như thế nào. Như thế mới có các ứng xử phù hợp cả đôi bên, mang lại hiệu quả cao nhất. Trong giao tiếp, làm việc nhóm hay huấn luyện, đào tạo. Mục tiêu cuối cùng của mọi mục tiêu trong quản lý Sales là rõ ràng, đúng việc, đúng người, đúng lúc. Chi tiết về trạng thái tâm lý khách hàng khi bán hàng và cách xử lý cụ thể từng tình huấn mình đã chia sẽ trong bài viết về kỹ năng Sales cơ bản, bạn nên xem lại để kết hợp.

Kết Luận

Đến đây thì những kỹ năng quyết định thành công của Sales Supervisor mình đã share khá chi tiết rối nhé. Muốn thành công bạn phải giỏi kỹ năng huấn luyện, vì ở vị trí cao hơn bạn cũng phải đòi hỏi kỹ năng này. Các nguyên tắc cũng như phương pháp cụ thể, áp dụng với từng đối tượng được huấn luyện.

Về tâm lý học ứng dụng vào các kỹ năng công việc đã được chia sẽ thêm ở các bài viết liên quan đến từng kỹ năng. Bạn sẽ là ngôi sao nếu nắm vững các yếu tố tâm lý học và áp dụng nhuần nhuyễn vào công việc cũng như cuộc sống.  Tham khảo thông tin khác về Sales tại đây.

Chúc bạn sớm đạt được các mục tiêu đã đề ra, như phần đầu bài viết đã nêu! 

Bạn có thể Share bài viết để nhân viên tham khảo, là một cách huấn luyện. Thông tin nào chưa rõ bạn hãy comment hay nhắn tin giúp mình nhé. Thanks!