Ở phần 1 của bài viết về vị trí Sales Supervisor những kỹ năng quyết định thành công, đã khái quát thể hiện được cơ bản chân dung vị trí Sales Supervisor là như thế nào. Tiếp theo, các bạn sẽ tìm thấy những kỹ năng cần thiết để vị trí này thành công trong công việc gồm những gì.

 

Vị trí Sales Supervisor cũng như tất cả những vị trí khác trong bộ phận kinh doanh, hay ngay cả là chủ một doanh nghiệp nhỏ, bạn có càng nhiều kỹ năng thì tỉ lệ thành công của bạn sẽ tỉ lệ thuận. Cũng như trong cuộc sống, người nhiều kỹ năng thì sức hút, uy tín, giá trị, thành công của bạn sẽ càng cao.

Để thành công và thăng tiến, phát triển cao hơn thì đòi hỏi kỹ năng ngày càng nhiều hơn, chuyên sâu hơn. Ngoài kỹ năng cứng về trình độ chuyên môn, thì kỹ năng mềm cũng phải được hết sức lưu ý. Số lượng kỹ năng để đạt thành công tuyệt đỉnh thì có thể kể đến con số hơn 50. Nào là: Kỹ năng giao tiếp, kỹ năng đặt câu hỏi, kỹ năng thuyết trình, kỹ năng đàm phàn, kỹ năng lập kế hoạch, kỹ năng phân tích, kỹ năng lãnh đạo, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng tạo dộng lực, kỹ năng huấn luyện, kỹ năng Marketing, kỹ năng quản lý thời gian, lập kế hoạch, quản lý dự án, quản lý dòng tiền, quản trị rủi ro, xử lý khủng hoảng,.v.v,.. Bạn an tâm, nhiều lãnh đạo thành công ở Việt Nam đôi lúc không có nhiều hết các kỹ năng trên. Vì vậy, bài viết này tập trung cùng bạn những kỹ năng cần thiết nhất, cụ thể nhất đối với vị trí Sales Supervisor để bạn nắm rõ và thành công trong công việc hiện tại. Cũng như qua đó, bạn biết mình cần bổ sung thêm những kỹ năng gì để phát triển cao hơn nữa.

KỸ NĂNG ĐẦU TIÊN CỦA SALES SUPERVISOR LÀ GIAO TIẾP (Communication Skills)

 

70% thời gian, con người mở mắt, dùng để giao tiếp. Giao tiếp là một kỹ năng thiết yếu trong cuộc sống. Sử dụng ngôn từ một cách thông minh không những giúp bạn nhanh chóng hoà nhập môi trường mới, mà còn tạo dựng mối quan hệ, hình ảnh tốt đẹp trong mắt mọi người. Riêng kỹ năng này, nhiều khoá học diễn ra rầm rộ và cũng đã thu hút rất nhiều người tham gia. Bài phần này, tóm tắt giúp bạn 10 cách ứng xử thông minh như sau:

• Nói chuyện với một thái độ chân thành, cời mở.

  • Chân thành, cởi mở là cách ứng xử trong giao tiếp căn bản nhất mà mỗi chúng ta cần phải ghi nhớ. Thực tế, bản chất của người Miền Trung là rất sợ mất lòng nhau. Để tránh làm phật ý đối phương, đặc biệt đối với Sếp, họ thường lấp liếm bằng những câu nói hay hành động trái với lòng mình. Bên cạnh đó thì sự cạnh tranh trong công việc cũng là nguyên nhân đẩy con người ta vào những thế cạnh tranh, xu nịnh lãnh đạo. Thực tế, chính những điều này đã tạo ra một rào cản vô hình ngay trong chính mối quan hệ của chúng ta. Thay vì những lời nói dối, bạn hãy góp ý một cách chân thành, thể hiện cho đối phương biết rằng mình có ý tốt cho họ. Đồng thời, hãy cho họ thấy thái độ cởi mở và nhiệt thành của mình nhé.

• Ứng xử thông minh, khéo léo với cấp trên

  • Cách ứng xử trong giao tiếp với cấp trên là vấn đề nhận được rất nhiều sự quan tâm, nhất là với những ai mới bước chân vào môi trường kinh doanh. Đầu tiên, để tạo dựng được mối quan hệ tốt đẹp với lãnh đạo, hãy trang bị cho mình một tâm thế tự tin, chủ động. Hãy học cách trình bày vấn đề một cách thẳng thắn và nói chuyện rõ ràng, mạch lạc khi đưa ra ý kiến với Sếp. Khi bị phê bình hay chỉ trích, tuyệt đối không nên cáu giận hay tranh cãi vì điều này chỉ khiến bạn mất điểm trong mắt lãnh đạo mà thôi. Hơn nữa, không có vị Sếp nào thích người nóng nảy và thiếu tự chủ cả. Thay vào đó bạn cần lắng nghe và tiếp thu ý kiến của họ một cách cầu thị.

• Tôn trọng đồng nghiệp, cấp trên và cấp dưới

  • Đồng nghiệp hay cấp dưới đều là những người mà bạn thường xuyên tiếp xúc trong công việc. Tôn trọng họ là cách ứng xử trong giao tiếp quan trọng mà bạn cần phải nắm vững. Không nên khoe khoang tiền lương, thưởng hay tự cho mình là giỏi hơn so với đồng nghiệp, cũng không nên tự ti vì thành tích của mình không bằng họ mà cần coi đó là động lực để cố gắng hơn. Với cấp dưới, hãy thường xuyên khích lệ và truyền cảm hứng để giúp họ làm việc hăng say và phát huy tối đa năng lực của mình. Tránh những ngôn từ xúc phạm hay chỉ trích quá mức khi cấp dưới mắc lỗi. Thay vào đó bạn có thể nhắc nhở nhẹ nhàng và thưởng phạt công tâm tùy theo mức độ.

• Tập cách nói “không” với những đề nghị không đúng chuyên môn

  • Tôn trọng, kính nể đồng nghiệp (thường là cấp trên) là tốt nhưng điều đó không có nghĩa là bạn phải chấp nhận mọi yêu cầu đặt ra từ người khác. Đừng biến mình thành Osin, cũng đừng biến mình thành kẻ thụ động, “sai gì làm đấy”. Nên học cách nói từ chối khéo léo khi yêu cầu của mọi người xung quanh không nằm trong trách nhiệm quyền hạn của bạn. Nói “không” cũng là một trong những cách ứng xử trong giao tiếp cần thiết đối mà bạn cần trang bị ngay nếu không muốn mình bị rơi vào thế bị động.

• Hạn chế tán gẫu, nói chuyện ”ngoài luồng”

  • Tại Công ty, nhà phân phối, trong cuộc họp,… là nơi để làm việc, không phải là nơi tán gẫu. Việc thi thoảng thả lỏng và trò chuyện một chút với mọi người xung quanh là điều không thể tránh khỏi. Tuy nhiên đừng nên quá lạm dụng chúng, đừng biến mình thành bà “tám”. Việc nói quá nhiều trong môi trường làm việc vừa làm bạn mất điểm trong mắt đồng nghiệp, cấp trên, vừa ảnh hưởng đến hiệu suất công việc của bạn.

• Đừng chỉ lắng nghe, hãy biết tiếp thu

  • Trong giao tiếp, có người nói thì phải có người nghe. Khi đối phương đang chưa dứt câu chuyện, bạn tuyệt đối không nên xen ngang. Hãy bình tĩnh lắng nghe ý kiến của họ và tiếp thu nếu được góp ý. Lắng nghe và tiếp thu đều là những kỹ năng giao tiếp ứng xử thông minh mà bạn cần phải trang bị bất kể với môi trường làm việc hay trong cuộc sống thường ngày. Biết cách lắng nghe và tiếp thu không chỉ giúp bạn chiếm được thiện cảm của mọi người mà đích thực là một chìa khóa đưa bạn tiến tới thành công

• Sử dụng ánh mắt,…và tận dụng toàn body (phi ngôn ngữ) trong giao tiếp

  • Cách ứng xử trong giao tiếp thông minh không chỉ nằm ở lời nói mà còn biểu hiện qua hành động, cử chỉ tay, cái gục đầu, nghiên mình,…. và nhất là ánh mắt. Việc thường xuyên cúi gầm đầu xuống hay đảo mắt liên hồi khi nói chuyện sẽ rất dễ khiến bạn để lại ấn tượng xấu trong mắt đối phương. Đặc biệt là lần đầu tiên tiếp xúc. Để tránh điều đó bạn cần nhìn thẳng vào mắt người đối diện, điều này sẽ khiến họ cảm thấy được tôn trọng và được lắng nghe hơn. Chêm vào ngữ điệu cơ thể là cần thiết. À…, nhìn thẳng không có nghĩa là nhìn chằm chằm mà thi thoảng bạn nên dừng lại và đưa mắt ngắm nhìn xung quanh để cả hai không bị căng thẳng, khó xử nhé.

• Hạn chế sử dụng điện thoại

  • Vào những cuộc họp, những cuộc gặp gỡ khách hàng, hay buổi thảo luận quan trọng,… sẽ thật khiếm nhã khi điện thoại của bạn rung chuông liên hồi, ầm ỹ. Tiếng ồn từ điện thoại dễ khiến người nói bị phân tán sự chú ý, ảnh hưởng đến câu chuyện đang diễn ra. Tốt hơn hết bạn nên tắt âm hoặc chí ít chuyển sang chế độ rung trước khi đi vào những buổi hội họp, gặp gỡ quan trọng nhé. Ngoài ra, trong giao tiếp bạn cũng không nên vừa nói vừa “dán mắt” vào thiết bị smartphone của mình. Dù muốn hay không thì hành động này cũng thể hiện bạn thiếu tôn trọng người khác. Chân thành khuyên bạn vì hiện nay điện thoại gần như là vật bất ly thân trong mọi hoàn cảnh đối với nhiều người.

• Tránh nói xấu, chia kết bè phái

  • Nói xấu hay chia kết bè phái là điều tối kỵ ở bất kỳ doanh nghiệp nào. Khi gặp bất đồng hay khó chịu với bất kỳ cá nhân nào trong công ty, cách ứng xử trong giao tiếp tốt nhất là bạn nên nói thẳng với họ. Việc nói sau lưng không những không giúp bạn giải quyết được vấn đề mà còn khiến bạn gây ác cảm với những người xung quanh.
• Biết giữ bí mật  
• Môi trường làm việc, không chỉ là nơi làm việc mà còn có thể mang đến cho bạn những mối quan hệ tốt đẹp và hơn cả thế chính là những người bạn thân. Họ sẵn sàng chia sẻ với bạn mọi chuyện trên đời từ công việc, ”bí kíp”, cho đến những chuyện riêng tư. Nếu may mắn gặp được những người bạn như vậy hãy tuyệt đối trân trọng nhé. Bạn nên tôn trọng và tuyệt đối giữ bí mật những điều họ đã nói với bạn. Hãy biết những gì nên nói và không nói, tránh lan truyền tùm lum.

”Giữ vững” 10 cách trên để áp dụng cho tất cả nhà phân phối (bạn hay tương tác nhất), khách hàng, cấp trên hay cấp dưới sẽ mang lạị hiệu quả cho bạn đó!

Những kỹ thuật chi tiết tình huấn sẽ có thêm trong các phần kỹ năng khác (kỹ năng bán hàng, trình bày,..). Các phần sau sẽ rõ hơn.

SALES SUPERVISOR CẦN LẮM KỸ NĂNG LÀM VIỆC, QUẢN LÝ NHÓM (Teamwork Skills)

Làm việc trong bất kì lĩnh vực gì, bản thân mỗi người suy cho cùng cũng chỉ là một phần nhỏ của tập thể. Với vị trí Sales Supervisor (Giám sát) nhưng bạn đã bắt đầu quản lý một nhóm nhân viên bán hàng. Hình thành một Team. Để Team hoạt động hiệu quả chắc chắn sẽ cần một người quản lý (Manager) tài năng. Nếu muốn trở thành người đó, bạn sẽ không thể thiếu những kỹ năng quản lý quan trọng tiếp theo dưới đây.

Kỹ năng quản lý nhóm là gì?

Kỹ năng quản lý nhóm là vận dụng những kiến thức, kinh nghiệm, quan hệ của bản thân giúp nhóm phối hợp, tương tác với nhau nhịp nhàng, hướng tới đạt được mục đích chung. Kỹ năng quản lý đội nhóm rất quan trọng với những người làm lãnh đạo. Các công ty có thể bỏ ra rất nhiều tiền để tuyển những nhân viên tài năng nhất. Tuy nhiên, nếu như người lãnh đạo tồi, không có kỹ năng quản lý tốt thì cũng sẽ không thể phát triển. Những nhân viên giỏi sẽ không bao giờ muốn làm việc dưới trướng một người Sếp kém cỏi. 

Vai trò của kỹ năng quản lý nhóm

• Quản lý đội nhóm tốt có quan trọng?

Google – một trong những công ty lớn rất quan tâm đến việc cải thiện hiệu quả công việc qua hoạt động team-work. Gã khổng lồ công nghệ này đã bỏ ra hàng triệu đô la để khảo sát và đo lường từng yếu tố trong hoạt động thường ngày của nhân viên. Từ những công việc nhỏ nhặt như mọi người có ăn bữa trưa cùng nhau hay không, cho đến đâu là tính cách thường gặp ở những người quản lý giỏi nhất. 

Quan niệm thường thấy của mọi người là nhóm có nhiều thành viên nổi trội sẽ là tốt nhất. Nhưng kết quả nghiên cứu của Google lại gây bất ngờ. “Tiêu chuẩn nhóm” mới là điều tạo ra sự khác biệt. Và tiêu chuẩn này sẽ được đặt ra bởi những người có kỹ năng quản lý đội nhóm tốt. Bạn sẽ thấy những triết đơn giản mà sâu sắc, đỉnh cao về quản lý ở Gs Phan Văn Trường.

• Vai trò của kỹ năng quản lý nhóm

Nếu quan tâm, bạn có thể tham khảo thêm một nghiên cứu khác của Google tên là Project Oxygen. Dự án này nhằm tìm kiếm những hành vi, phẩm chất của một người làm lãnh đạo hoàn hảo. Kiến thức chuyên môn thực ra không quá quan trọng. Điều quan trọng với một người lãnh đạo là trí tuệ về cảm xúc, khả năng hiểu được bản thân và cả nhân viên của họ. Những yếu tố đó góp phần làm nên kỹ năng quản lý và làm việc nhóm hiệu quả. Nếu bạn rèn luyện được kỹ năng này, không chỉ là gia tăng được chất lượng và hiệu quả công việc; bạn còn có cơ hội chạm đến được đỉnh cao sự nghiệp. Bên cạnh đó, nhân viên cấp dưới dưới của bạn cũng sẽ có xu hướng muốn gắn bó lâu dài với công việc cùng bạn hơn. 

Cách nâng cao kỹ năng quản lý nhóm hiệu quả cho Sales Supervisor

• Quản lý như là một huấn luyện viên tài ba

Giống như một huấn luyện viên bóng đá, bạn không cần phải là cầu thủ giỏi nhất. Bán được mọi khách hàng. Những gì bạn cần chỉ là chuyên môn vững vàng và hiểu các cầu thủ của mình. Thay vì cố gắng giải quyết ngay những vấn đề, bạn vận dụng kỹ năng này để hướng dẫn và chỉ dạy nhân viên. Việc này đòi hỏi bạn phải có đầy đủ các kiến thức chuyên môn để huấn luyện, đào tạo một nhân viên bán hàng mới gia nhập team. Điều này giúp team có thêm những kinh nghiệm thực tế và đáng quý.

• Kiểm soát nhân viên một cách khéo léo

Người có kỹ năng lãnh đạo tốt sẽ trao quyền, cụ thể là “sự tự do trong khuôn khổ”. Nhân viên có thể được sáng tạo, tìm ý tưởng mới, được phép sai lầm… Là người lãnh đạo bạn không nên kiểm soát quá chặt hành vi của nhân viên.

• Tạo môi trường làm việc an toàn

An toàn ở đây không phải chỉ là về an ninh hay cơ sở vật chất. Team sẽ đạt hiệu quả cao nhất khi được “an toàn về mặt tâm lý”. Hay thể hiện kỹ năng quản lý của mình bằng cách để nhân viên cảm nhận được sự thoải mái. Như vậy họ sẽ tự tin, không lo bị bêu rếu hay trừng phạt vì những ý kiến đóng góp của mình. Nói cách khác, quản lý nhóm tuyệt vời chính là xây dựng niềm tin cho mọi người. 

• Biết lắng nghe, chia sẻ

Không chỉ với kỹ năng quản lý và làm việc nhóm, sự đồng cảm và lắng nghe rất cần thiết trong cuộc sống. Những nhà quản lý khi có kỹ năng này sẽ hiểu rõ về team của mình. Từ đó họ không những hiểu được nguyên nhân sâu xa của các vấn đề đang tồn tại mà còn kịp thời thể hiện sự quan tâm với các thành viên. Đến đây bạn hình dung thêm tại sao kỹ năng giao tiếp đứng vị trí đầu tiên.

• Không “chỉ tay năm ngón”

Hãy là tấm gương cho các cấp dưới thay vì dựa vào chức danh và chỉ chỉ đạo mọi người. Hãy sẵn sàng xắn tay áo và trợ giúp khi đồng đội cần. Đó chính là động lực lớn cho team bạn “try hard” hơn. 

• Biết phê bình và tạo động lực đúng lúc

Phê bình và khen ngợi đúng thời điểm cũng rất quan trọng. Việc này đòi hỏi sự khéo léo, chân thành và cả sự công minh. Tất cả các ý kiến được đưa ra cần phải mang tính xây dựng, hạn chế tối đa tính chủ quan để không gây mất đoàn kết và nhụt chí các thành viên trong team. 

• Có tầm nhìn chiến lược rõ ràng

Là người dẫn dắt team, bạn cần phải biết team đang ở đâu, sẽ đi đâu và làm gì để đạt được mục tiêu. Hãy đảm bảo bạn có một mục tiêu rõ ràng và kế hoạch để đạt được mục tiêu đó(SMART). Sau khi cụ thể hoá thành các văn bản, cấp dưới của bạn sẽ phải hiểu được vai trò và trách nhiệm của mình cũng như của mọi người

• Chuyên môn vững vàng

Nền tảng chuyên môn tốt luôn là yêu cầu hàng đầu với bất cứ công việc nào. Nhờ đó mà người quản lý có thể đưa ra những lời khuyên hữu ích; giải quyết được các vấn đề một cách hiệu quả hơn. Đôi lúc bạn phải chứng minh ở một vài khách hàng, bán được hàng. Nói nhân viên mới nghe!

• Có tính cách quyết đoán

Nếu muốn hoàn thiện kỹ năng quản lý nhóm của mình, hãy là người quyết đoán. Quyết đoán là việc đưa ra quyết định rõ ràng, nhanh gọn dựa trên cơ sở đã tìm hiểu, xem xét, lấy ý kiến của các thành viên. Nếu bạn cho rằng ý kiến nào là phù hợp nhất, hãy chọn ý kiến đó chứ đừng chọn chỉ vì số đông hay bản thân mình muốn thế. 

• Giao việc hiệu quả

Giao việc, cũng như giao chỉ tiêu không phải cứ chia đều cho mọi người khối lượng công việc, doanh số, doanh thu như nhau. Bạn phải hiểu và giao công việc phù hợp với khả năng của mỗi người, mỗi tuyến bán hàng. Việc đó đảm bảo mọi người sẽ hoàn thành công việc hiệu quả nhất, tối ưu được nguồn lực. Tất nhiên là bạn phải nắm rõ tại sao chia như vậy.

Các kỹ năng khác liên quan để quản lý nhóm, làm Sales Supervisor giỏi trau dồi:

• Kỹ năng huấn luyện, đào tạo
• Kỹ năng lập kế hoạch, tư duy chiến lược
• Kỹ năng giải quyết xung đột
• Kỹ năng thương thuyết, đàm phán, xây dựng mối quan hệ
• Kỹ năng quản lý thời gian, giao quyền, thuyết trình…

BÍ KÍP DÀNH CHO SALES SUPERVISOR

Để tiếp tục đi vào chi tiết các kỹ năng khác. Trước tiên, bạn cần nắm ”bí kíp” đánh giá nhân sự sau đây:

Qua hình ma trận trên, bạn thấy mình hay cấp dưới đang ở ô nào? Dẫn đến quyết định thay đổi những gì để đạt mục tiêu thái độ làm việc cao + cộng kỹ năng giỏi.

• Nhân viên ở ô số 2, chắc chắn khó mang lại hiệu quả công việc. Nên xem xét để thay thế.
• Nhân viên ở ô số 1, cần hỗ trợ thêm kỹ năng. Thường gặp ở nhân sự mới.
• Nhân viên ở ô số 3, cần tìm hiểu xem lý do. Thường gặp ở nhân viên lâu năm.
• Mục tiêu là toàn team mỗi cá nhân phải có thái độ làm việc cao cộng kỹ năng giỏi. Theo tiêu chuẩn!

Lý thuyết mà không thực hành áp dụng vào thực tế thì cũng như không nhé. ?Thường xuyên trau dồi 2 kỹ năng trên. Rồi hãy nghiền ngẫm tiếp tục đi đến các kỹ năng tiếp theo trong phần 3 của chủ đề Sales Supervisor những kỹ năng quyết định thành công!

Hãy chia sẽ những thông tin về bài viết, nếu bạn thấy hữu ích cho người thân, cấp dưới.